依公司法第393條，公司負責人或利害關係人可以聲敘理由，向主管機關申請查閱、抄錄或複製公司的各項登記文件；一般人則只能申請公司名稱、所營事業、董事監察人姓名及持股、資本額、章程等法定公開事項，其中大部分可以直接在主管機關的資訊網站查詢。打官司或強制執行時，法院發公文要求補公司資料，債權人可以帶著公文以利害關係人身分申請。
什麼時候會需要公司登記資料？
公司正在進行訴訟時，法院有時需要公司的登記資料來確認公司目前的狀態，例如代表人是誰、公司所在地在哪裡，因此利害關係人會收到法院公文，要求補正公司相關的登記資料。
最常見的情況是欠錢不還。債權人向法院聲請取得執行名義（例如確定判決、本票裁定），再聲請強制執行。法律程序進行中，法院需要知道債務人的地址，才能依法送達文書：
- 債務人是自然人：需要申請債務人的戶籍謄本。
- 債務人是法人（公司）：需要申請公司登記資料。
法院通常會發公文請債權人補資料，這時債權人就可以帶著法院公文，前往公司登記主管機關申請。追討欠款的整體流程，可以參考借錢不還，如何討錢10要點；更多借貸與契約糾紛的文章，則整理在借貸、契約與民事糾紛專區。
哪些人可以申請查閱、抄錄公司登記資料？
公司法第393條把申請人分成兩類：第1項是「公司負責人或利害關係人」，可以聲敘理由請求查閱、抄錄或複製各項登記文件，但主管機關認為必要時，得拒絕或限制其範圍；第2項則是「任何人」，只能申請法定公開的事項。依申請人身分，申請方式如下：
一、以公司負責人名義申請
- 由公司負責人填寫申請書，並蓋原登記的公司負責人印鑑，或檢附身分證明文件影本並簽名或蓋章申請。
- 如果是分公司經理人申請，應檢附本公司的授權文件，由該經理人簽名或蓋章申請。
- 委任代理人申請時，應另附委任代理人的委任書。
二、以利害關係人名義申請
- 由利害關係人填寫申請書，檢附利害關係證明文件，並由利害關係人簽名或蓋章提出申請。利害關係人如果是法人，應以法人負責人的名義提出。
- 為了便利銀行各分行的訴訟需要，准許由銀行分公司經理人簽名或蓋章（含條戳章），或蓋具分公司條戳章，申請抄錄其他公司的登記資料。
- 委託代理人申請時：利害關係證明文件內載有代理人姓名的，可以由代理人簽名或蓋章申請；沒有載明代理人姓名的，應另附委任書，委由代理人簽名或蓋章申請。
三、以任何人名義申請
- 填寫申請書，並簽名或蓋章提出申請。
- 委任代理人申請時，應另附委任代理人的委任書。
利害關係人要準備哪些證明文件？
以利害關係人身分申請時，要附上能證明你和這家公司有利害關係的文件，例如：
- 法院開庭通知書、判決書、起訴狀、合同契約書、支票、退票證明文件、持票理由書、鑑定書、機關團體證明文件，或其他足以證明利害關係的文件影本。
- 如果是公司股東，應檢附身分證影本（以公司登記主管機關留有該股東身分資料者為限）、股票正反面影本或其他投資證明文件影本。
- 上述文件如果是外文，應另附中譯本。
以打官司或強制執行的情況來說，法院要求補正公司資料的公文、起訴狀、判決書等，就是最直接的利害關係證明。由於公司法第393條第1項要求「聲敘理由」，申請書上也要寫清楚申請的原因與用途。
可以查閱、抄錄哪些公司登記資料？
公司負責人及利害關係人可抄錄的資料
- 核准的公司登記案件申請書。
- 設立（變更）登記表（事項卡）、認許（變更）登記表。
- 公司章程、章程修正條文對照表。
- 股東名冊、股票讓渡書。
- 會計師資本額查核報告書暨其附件。
- 登記主管機關的行政處分函：包括公司登記核准函、廢止登記函（撤銷登記函）、解散函（含命令解散）、撤回認許函、廢止認許（撤回認許）函、罰款處分函、破產登記函及臨時管理人登記函等。
- 股東會議事錄、董事會議事錄暨簽到簿影本、股東同意書。
- 董事、董事長或監察人願任同意書。
- 法人資格證明文件、法人股東指派（改派）代表人擔任董監事的指派書、在中華民國境內指定的訴訟及非訴訟代表人授權書、分公司經理人授權書。
要注意的是，第393條第1項但書規定，主管機關認為必要時，得拒絕或限制查閱、抄錄的範圍，所以並不是申請了就一定能拿到全部資料。
任何人可以申請的公開事項
依現行公司法第393條第2項，下列事項主管機關應予公開，任何人都可以申請查閱、抄錄或複製：
- 公司名稱；章程訂有外文名稱的，該外文名稱。
- 所營事業。
- 公司所在地；設有分公司的，分公司所在地。
- 執行業務或代表公司的股東。
- 董事、監察人姓名及持股。
- 經理人姓名。
- 資本總額或實收資本額。
- 有無複數表決權特別股、對於特定事項具否決權特別股。
- 有無第157條第1項第5款、第356條之7第1項第4款的特別股。
- 公司章程。
依過去主管機關的說明，以任何人名義申請的範圍，限於公司最新的公示資料及章程，不包括上述資料的歷史檔案。
不用跑一趟：先上網查公開資料
公司法第393條第3項規定，上述第1款至第9款的事項，任何人都可以到主管機關的資訊網站查閱；第10款的公司章程，經公司同意的，也可以在網站上查閱。
所以如果你只是要確認公司名稱、所在地、代表人或董監事是誰、資本額多少，可以先到經濟部的商工登記公示資料查詢網站查詢，不一定要臨櫃申請。需要更完整的登記文件（例如登記申請書、股東名冊、議事錄），才需要以公司負責人或利害關係人身分正式申請。
常見問題
一般人可以查別家公司的股東名冊嗎？
原則上不行。依公司法第393條，股東名冊屬於登記文件，只有公司負責人或利害關係人可以聲敘理由申請，且主管機關認為必要時可以拒絕或限制範圍。一般人能查的是第2項列舉的公開事項，例如董事、監察人姓名及持股。
法院要我補公司資料，應該怎麼申請？
帶著法院的公文（作為利害關係證明文件），填寫申請書並簽名或蓋章，以利害關係人身分向公司登記主管機關申請。如果你是法人，應以法人負責人的名義提出；委託他人代辦的，要附委任書。
利害關係人申請一定會被准許嗎？
不一定。公司法第393條第1項但書規定，主管機關認為必要時，得拒絕或限制查閱、抄錄的範圍。所以申請時要清楚說明理由與用途，並附上足以證明利害關係的文件。
外國文件可以當作利害關係證明嗎？
可以，但文件如果是外文，應另外附上中譯本。
重點整理
- 公司負責人或利害關係人可以聲敘理由，申請查閱、抄錄或複製公司登記文件，但主管機關得拒絕或限制範圍（公司法第393條第1項）。
- 任何人都可以申請公司名稱、所營事業、所在地、董監事姓名及持股、經理人、資本額、特別股情形與章程等10項公開事項（第393條第2項）。
- 第1款至第9款的公開事項可以直接在主管機關資訊網站查閱，章程經公司同意也可以上網查。
- 利害關係人要附證明文件，例如法院開庭通知書、判決書、起訴狀、契約、支票或退票證明；外文文件要附中譯本。
- 打官司或強制執行需要債務人公司資料時，可以持法院公文以利害關係人身分申請。
本文由李耿誠律師（阿誠律師）整理。
本文為一般法律資訊，不取代個案法律意見；法規如有修正，以最新規定為準。